ข้อกำหนดการตรวจรับรองเกษตรอินทรีย์

ข้อกำหนดนี้อาจแตกต่างกันไปตามขอบข่ายและระบบมาตรฐานที่ขอการรับรอง แต่มีข้อกำหนดพื้นฐานที่ผู้ประกอบการทุกคนต้องปฏิบัติ คือ

(1) เกษตรกรผู้ผลิตจะต้องจัดทำบันทึกอย่างต่อเนื่อง คือ
* บันทึกการซื้อและใช้ปัจจัยการผลิตในฟาร์ม
* บันทึกกิจกรรมฟาร์ม และ
* บันทึกการขายผลิตผลอินทรีย์ รวมทั้งเก็บเอกสารการขายผลิตผล เช่น ใบเสร็จรับเงิน  

บันทึกและเอกสารเหล่านี้จะเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารฟาร์มที่ผู้ตรวจจะขอตรวจสอบเมื่อมีการตรวจฟาร์ม

(2) ผู้ประกอบการที่จัดการและแปรรูปผลผลิตเกษตรอินทรีย์จะต้องจัดเก็บเอกสารและจัดทำบันทึกอย่างต่อเนื่อง เช่น ใบรับรองวัตถุดิบ เอกสารสั่งซื้อวัตถุดิบ ใบรับวัตถุดิบ สต็อกวัตถุดิบ บันทึกการแปรรูป/บรรจุ สต็อกผลิตภัณฑ์ เอกสารการขาย/ใบส่งของ บันทึกการทำความสะอาด บันทึกการป้องกันกำจัดแมลง/สัตว์ศัตรูในโรงงาน บันทึกการร้องเรียน และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ให้ผู้ตรวจสามารถตรวจสอบได้ว่ากระบวนการแปรรูปและจัดการผลิตภัณฑ์อินทรีย์เป็นไปตามมาตรฐานหรือไม่

(3) ยินยอมให้ผู้ตรวจเข้าตรวจเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและการประกอบการทั้งที่ขอรับรองมาตรฐานเกษตรอินทรีย์และไม่ได้ขอการรับรอง รวมทั้งบัญชีการขายผลิตผลและผลิตภัณฑ์

(4) ยินยอมให้ผู้ตรวจเข้าตรวจสอบในพื้นที่การเกษตรทั้งหมดที่ถือครอง (ทั้งพื้นที่ของตนเอง, เช่า, ให้เช่า) รวมทั้งสถานที่ประกอบการ ทั้งที่ขอการรับรองและที่ไม่ได้ขอรับรอง ตลอดจนสถานที่เก็บเครื่องมือ สถานที่เก็บผลิตผล สถานที่เก็บวัตถุดิบ และที่พัก โดยทาง มกท. ไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

(5) ผู้ประกอบการเกษตรอินทรีย์จะต้องแจ้งให้ มกท. ทราบโดยทันที ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงใดๆเกิดขึ้นในการผลิต เช่น ชนิดพืชที่ปลูกและขอรับรอง สถานที่ประกอบการ รวมทั้งการละเมิดมาตรฐานเกษตรอินทรีย์

(6) ในกรณีที่ ผู้ประกอบการว่าจ้างให้ผู้อื่นทำการผลิต จัดการ หรือแปรรูปผลิตภัณฑ์เกษตรอินทรีย์ ผู้ประกอบการจะต้องจัดทำสัญญารับช่วงการผลิตกับผู้รับจ้าง โดยมีสาระสำคัญที่จะต้องคำนึงถึง ดังนี้
* ผู้รับจ้างผลิตต้องปฏิบัติตามมาตรฐานเกษตรอินทรีย์ และเงื่อนไขการรับรองของ มกท.
* ผู้รับจ้างผลิตยินยอมที่จะให้เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจของ มกท. เข้าตรวจสอบสถานที่ประกอบการทั้งหมดและตรวจสอบเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องของผู้รับจ้างผลิต
* ผู้รับจ้างผลิตจัดเก็บเอกสารมาตรฐานเกษตรอินทรีย์ (อย่างน้อยในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการรับจ้างผลิต), สัญญาว่าจ้างการผลิต, เอกสารการผลิตเกษตรอินทรีย์, และคู่มือ มกท. ในเรื่องที่เกี่ยวกับการประกอบการของผู้รับจ้าง
* ผู้ประกอบการเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายของ มกท. ในการตรวจสอบผู้รับจ้าง
* ผู้รับจ้างจะปฏิบัติตามนโยบาย หลักเกณฑ์ ตลอดจนเงื่อนไข และระเบียบอื่นๆ ที่ทาง มกท. ได้กำหนดขึ้น

(7) ผู้ประกอบการจะต้องจัดเก็บเอกสารต่อไปนี้ไว้สำหรับการตรวจของ มกท. ไม่น้อยกว่า 5 ปี
* สำเนาเอกสารใบสมัครขอรับรองมาตรฐานกับ มกท.
* สำเนารายงานการตรวจของผู้ตรวจ มกท.
* ผลการรับรองมาตรฐานฯ จาก มกท.
* บันทึกการร้องเรียน
* แบบการแจ้งการละเมิดมาตรฐานฯ จาก มกท.